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国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知

时间:2018/04/08    浏览:

      各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,中央军委办公厅保密和档案局,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,华夏人民大学档案学院:
  现以《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们,呼吁结合实际遵照执行。
国家档案局办公室

2017 年12月15日



电子档案管理系统基本功能规定


  首先回 总则
  首先条 啊推动电子档案科学管理,专业电子档案管理系统建设,明显电子档案管理系统基本功能,保险电子档案真实、完全、可用与安全,依照国家有关法律法规和规范规范,制订本规定。
  第二条 依照规定所称电子档案管理系统,凡是靠档案部门运用信息技术手段对电子档案进行接收、整、保留和提供以的计算机软件系统。
  先后三条 依照规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)必备的效用。系统建设应根据先进、实用、安全、提高的标准。
  先后四条 依照规定适用于国家各个各类档案馆,机动、组织、企事业单位可参照执行。
  第二回 系统完全要求
  先后五条 系统组织应有开放性,可实现与其他系统的效用并、数据共享与交换。
  先后六条 系统功能应有可扩展性,应满足当前和可预见的时间内的工作需求,但是方便地进行功能扩展。
  先后七条 系统实现应有灵活性,支持电子档案管理的工作模式、工作流程和数量结构等的灵活定义和布局。
  先后八条 系统运行应安全可靠,保留电子档案管理要业务过程记录,根据需要用电子签名、大发棋牌游戏官网返水加密和安全认证等技术手段,保持电子档案安全,防止不授权访问。
  先后九条 系统应根据电子档案保存和使用的工作要求分别建立相应数据库。
  先后十条 系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种、多格式的电子档案。
  先后十一条 系统应有对实体档案进行救助管理的效用。
先后三回 档案接收
  先后十二条 系统应有电子档案接收功能,支持在线和距离线的批量接收和处理,保留移交接收处理记录。
  先后十三条 系统应有对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的效用,针对不合格的进行标注。
  先后十四条 系统应有对检查合格的电子档案进行登记的效用,支持电子档案数量的点、内容和元数据有效性的证明,给予电子档案唯一标识。
  先后十五条 系统应有对采集档案进行管理的效用。
先后四回 档案整理
  先后十六条 系统应有电子档案的自动分拣与排序等功能,支持分类与排序的调整处理。
  先后十七条 系统应有电子档案的记录、号引等功能,形成电子档案目录,连和电子档案相关联。
  先后十八条 系统应有电子档案批量格式转换的效用,变符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供以的电子档案。
  先后十九条 系统应有维护电子档案各部分和相关数据信息之间、电子档案与电子档案中的涉及功能。
  第二十条 系统应有电子档案入库功能,连保留入库处理过程记录。?
先后五回 档案保存
  第二十一条 系统应有对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能,安装备份与恢复策略,制造备份数据,针对备份数据和介质进行登记、检测和管理,使用备份数据进行恢复处理,记录备份恢复过程信息。
  第二十二条 系统应有对电子档案存储状况的监督与警示功能,针对存储介质不安定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发生警告,跟踪和记录警告事项处理过程。
  第二十三条 系统应有对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
  第二十四条 系统应有电子档案保护作用,保持电子档案不被不授权的修改和删除,记录长期保存过程中的变动信息。
先后六回 档案利用
  第二十五条 系统应有依据利用需求变化电子档案利用库的效用,支持电子档案的寻找、罗和输出,能够为用者提供符合国家标准格式的电子档案。
  第二十六条 系统应有对电子档案进行多标准的模糊检索、准确检索和全文检索等功能,支持跨全宗、超越门类和推动检索,追寻结果能够进行一些浏览和发生选择性地进行输出。
  第二十七条 系统应有电子档案在线借阅服务功能,支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理,连记录用户使用电子档案的见解和效用等信息。
  第二十八条 系统应有档案编研功能,针对档案编研成果进行管理。
  第二十九条 系统应有电子档案利用登记功能,保留档案利用者信息,连使用技术手段保证利用过程中电子档案不被非法纂改。
先后七回 档案鉴定和惩罚
  先后三十条 系统应有对电子档案鉴定和惩罚的定义、布局和保管功能,依照电子档案的惩处规则,建立和部署鉴定和惩罚条件、政策和流程,支持保管期限到期鉴定等活动提醒功能。
  先后三十一条 系统应有电子档案的评定和惩罚操作功能,支持密级、价值和开放等鉴定处理。
  先后三十二条 系统应保存鉴定和惩罚的过程信息,记录鉴定和惩罚的保、观和时间等信息。
  先后三十三条 系统应有电子档案销毁管理功能,针对推行销毁处理的电子档案进行彻底销毁,在已灭绝的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
先后八回 档案统计
  先后三十四条 系统应有对电子档案数量和容量的统计功能,但是依档案的全宗、项目、文件格式、开放水平和春等进行统计。
  先后三十五条 系统应有对必然时间期限内的电子档案的收取、整、保留、评议、使用等重要业务过程工作情况进行统计的效用。
  先后三十六条 系统应内置常用电子档案工作统计报表。
  先后三十七条 系统应提供报表制作工具,支持用户自定义统计报表。?
先后九回 系统管理
  先后三十八条 系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义和布局功能。
  先后三十九条 系统应有电子档案分类方案之定义和维护功能,支持电子档案类目结构的建立和修改、锁定与解锁、导入与导出等处理;系统应内置常用的文件、科技、音像等档案门类的分类方案;系统应支持针对会计、工作类等专门档案分类体系的安装。?
  先后四十条 系统应有电子档案元数据和目录数据的定义和维护功能,放常见种类的电子档案元数据方案。
  先后四十一条 系统应有用户信息管理的效用,支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的叔个分立的安全控制功能,支持电子档案管理用户的分组、分类管理,和本效益和数量进行授权等功能。
  先后四十二条 系统应有日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
  先后四十三条 系统应有对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统不授权访问等事项进行审计、跟踪的效用,记录发现问题。
先后十回 附则
  先后四十四条 依照规定由国家档案局负责解释。
  先后四十五条 依照规定自发布的日起实行。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》并且废止。